Privacybeleid

Wie contact opneemt met Pax Mentis, deelt vaak iets persoonlijks. Daarom gaan we zorgvuldig en vertrouwelijk om met je gegevens. In dit privacybeleid lees je welke persoonsgegevens we verwerken, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten je hebt. We volgen daarbij de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG, ook GDPR genoemd) en de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Seys, Nele, handelend onder de naam Pax Mentis
Engelingenstraat 1, 3840 Rijkel (Tongeren-Borgloon), België
Ondernemingsnummer: BE 0693.901.376
E-mail: nele.seys@paxmentis.be

Voor elke vraag over je persoonsgegevens kun je terecht op dit e-mailadres.

2. Welke gegevens verwerken we?

We verwerken alleen de gegevens die je zelf aan ons bezorgt:

• Via het contactformulier: je voornaam en naam, e-mailadres, telefoonnummer, het onderwerp van je vraag en je bericht.
• Via het inschrijfformulier voor een opstellingsdag: je voornaam en naam, e-mailadres, telefoonnummer, de gekozen datum en je eventuele bericht.
• Wanneer je rechtstreeks mailt of belt: de gegevens die je zelf in dat contact deelt.
• Tijdens een begeleiding of opstellingsdag: de gegevens die nodig zijn om de afspraak te plannen, te factureren en op te volgen.

In de formulieren vragen we je uitdrukkelijk om nog geen uitgebreide persoonlijke of medische informatie te delen. Wat je tijdens een gesprek of opstelling vertelt over je gezondheid, je familie of andere gevoelige onderwerpen, valt onder de bijzondere categorieën van persoonsgegevens (artikel 9 AVG). Persoonlijke notities daarover maken we alleen als dat nodig is voor de begeleiding en met jouw uitdrukkelijke toestemming. Ze worden niet gedeeld met anderen.

3. Waarom en op welke rechtsgrond?

• Je vraag beantwoorden en een eerste contact of intakegesprek plannen: om op jouw verzoek maatregelen te nemen voorafgaand aan een overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).
• Je inschrijving voor een opstellingsdag verwerken, bevestigen en de betaling opvolgen: voor de uitvoering van de overeenkomst (artikel 6.1.b AVG).
• Facturen en boekhouding bijhouden: om te voldoen aan wettelijke verplichtingen (artikel 6.1.c AVG).
• Persoonlijke notities tijdens de begeleiding: op basis van je uitdrukkelijke toestemming (artikel 6.1.a en 9.2.a AVG). Je kunt die toestemming op elk moment intrekken.
• De website veilig en werkend houden: op basis van ons gerechtvaardigd belang (artikel 6.1.f AVG), zie punt 6.

We gebruiken je gegevens niet voor marketing, versturen geen nieuwsbrieven zonder je toestemming en verkopen je gegevens nooit aan derden. We nemen geen beslissingen over jou die uitsluitend geautomatiseerd tot stand komen.

4. Wie krijgt toegang tot je gegevens?

Je gegevens zijn alleen toegankelijk voor Nele Seys. We doen een beroep op een beperkt aantal dienstverleners:

• Resend bezorgt de berichten uit de formulieren per e-mail aan Pax Mentis.
• Vercel host de website.
• [E-mailprovider] beheert de mailbox waarin je berichten binnenkomen.
• [Boekhouder] verwerkt de facturen.

Deze dienstverleners treden op als verwerker. Ze mogen je gegevens alleen gebruiken om hun dienst voor ons te leveren, en zijn verplicht ze te beveiligen.

Opstellingsdagen worden samen begeleid met Loes Govaerts van Praktijk De Zielswijzer. Je naam en de gekozen datum kunnen met haar gedeeld worden, voor zover dat nodig is om de dag te organiseren. Andere gegevens delen we niet zonder je toestemming.

Sommige van deze dienstverleners zijn gevestigd in de Verenigde Staten of werken met servers buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval worden je gegevens alleen doorgegeven met passende waarborgen volgens de AVG, zoals het EU-VS-gegevensprivacykader of de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We geven je gegevens alleen aan overheden door als de wet ons daartoe verplicht.

5. Hoe lang bewaren we je gegevens?

• Contactberichten zonder verdere begeleiding: maximaal 12 maanden na het laatste contact.
• Gegevens van cliënten en deelnemers: zolang de begeleiding loopt en daarna maximaal [5 jaar] na het laatste contact, zodat we een eventuele vervolgvraag goed kunnen opnemen.
• Persoonlijke notities tijdens de begeleiding: zolang de begeleiding loopt en daarna maximaal [5 jaar], tenzij je vraagt om ze eerder te verwijderen.
• Facturen en boekhoudkundige stukken: gedurende de wettelijke bewaartermijn (momenteel 10 jaar).

Daarna verwijderen of anonimiseren we je gegevens.

6. Website, cookies en beveiliging

Deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen tools voor statistieken, advertenties of sociale media. De lettertypes staan op onze eigen server, zodat je browser daarvoor geen contact maakt met Google.

Wanneer je een formulier gebruikt, bewaart je browser tijdelijk een willekeurige code in de sessieopslag (dus niet in een cookie). Die code bevat geen persoonsgegevens en dient alleen om technische problemen met het formulier op te sporen. Ze verdwijnt zodra je het tabblad sluit. In onze technische logboeken komen nooit je naam, e-mailadres, telefoonnummer of berichten terecht. Om de website te beveiligen en te laten werken, kan onze hostingprovider tijdelijk technische gegevens verwerken, zoals je IP-adres.

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang. De website gebruikt een beveiligde verbinding (https).

7. Jouw rechten

Je hebt het recht om:

• je gegevens in te kijken en er een kopie van te krijgen;
• onjuiste of onvolledige gegevens te laten verbeteren;
• je gegevens te laten verwijderen, tenzij we ze wettelijk moeten bewaren;
• de verwerking van je gegevens te laten beperken;
• bezwaar te maken tegen een verwerking op basis van ons gerechtvaardigd belang;
• je gegevens in een gangbaar formaat te ontvangen of te laten doorsturen (overdraagbaarheid);
• je toestemming op elk moment in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan wat daarvoor gebeurde.

Mail hiervoor naar nele.seys@paxmentis.be. We antwoorden binnen een maand. Om je gegevens te beschermen, kunnen we je vragen om je identiteit te bevestigen.

8. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden over hoe we met je gegevens omgaan, laat het ons dan eerst weten. We zoeken graag samen naar een oplossing. Je kunt ook altijd een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

9. Wijzigingen

We kunnen dit privacybeleid aanpassen, bijvoorbeeld bij een nieuwe dienst of een wetswijziging. De meest recente versie staat altijd op deze pagina.

Laatst bijgewerkt: 21 oktober 2026